?

Log in

No account? Create an account

Предыдущее | Следующее

Быстрое внедрение системы papirus.net для управления заданиями в тренинговом центре.



Ситуация до начала внедрения


Тренинговый центр по проведению специализированных тренингов. Небольшой офис в центре с постоянно работающим руководителем и менеджером по продажам. Работа построена на проектной основе. Привлекаются тренера и специалисты-консультанты из различных областей. Основная координирующая деятельность – совещания и электронные письма.

На момент начала внедрения электронная система управления заданиями отсутствовала, учет заданий велся в бумажной форме.
Основным преимуществом такого рода организации работ были кажущиеся минимальные затраты на поддержание системы в порядке и отсутствие необходимости обучения.

Неудобства – нет общего списка дел для отслеживания его выполнения. После совещания каждый пишет дела для себя, некоторые поручения не опознаются и не фиксируются, что приводит к задержкам в выполнении или просто к отказу от выполнения. Если задача состоит из цепочки действий, которые должны делаться разными участниками – затруднена координация и понимание текущего статуса задачи.

В соответствии с этим было решено внедрить систему управления задачами. Требования были просты: видеть общий размер работ, загрузку сотрудника и общее состояние дел в проектах. При этом система не должна быть затратной в эксплуатации.

Поиск решений


До начала внедрения системы учета на основе papirus.net были проведены следующие попытки построения на основе имеющихся информационных технологий.

1. Обязательные статусы встреч по электронной почте с последующим отслеживанием выполнения задач. Оказалось, что сбор информации по совещанию полностью выбивает одного участника на фиксирование. Плюс потом неудобно вносить изменения в список дел в связи с меняющейся ситуацией.
2. Канбан – доска. Была попытка организовать управление задачами в плоскости некомпьютерной технологии. Завершилась на стадии обсуждения в связи с частыми командировками. На данном этапе было выявлено дополнительное требование – информационная доступность из разных мест.

Собственно на этом месте решили внедрять папирус. В его пользу сыграли следующие факторы:
1. Система обеспечивает онлайн доступ к задачам с различных устройств.
2. Архитектура системы позволяет проводить управление на основе GTD
3. Есть возможность распределения людей по проектам. Нет ограничений на количество проектов в бесплатной версии.
4. Есть возможность организации базы знаний внутри системы папирус.
5. Есть возможность создавать широковещательные оповещения команды проекта.
6. Наличие русскоязычного интерфейса.

Собственно внедрение


Первым шагом внедрения стало заведение логинов для всех сотрудников компании и добавление их в единый проект. Планировалось произвести обучение, но в силу дефицита времени полноценного обучения не получилось, пояснения давались по ходу начала использования. Наверное символично, что внедрение тоже пошло по технологии GTD – появляется управленческая задача, ставим ее в список на решение, проводим соответствующее миниобучение.

Вторым шагом внедрения стала фиксация задач на совещании. Оказалось удобно каждый фиксирует свои задачи, которые тут же становятся видны в общем списке задач проекта. Все видят, что их пожелания учтены, по необходимости после совещания задачи уточняются путем комментариев.

Следующим шагом стала инициатива руководителя учебного центра. Она без дополнительных инструкций создала отдельный проект для решения класса задач типа взаимодействия с клиентами и добавила документы в библиотеку данного проекта. Дополнительный блок обучения понадобился только для определения прав участников нового проекта.

Для нотификации участников проекта стал использоваться механизм объявлений. Удобно, что объявление имеет срок годности, что позволяет не тратить время на чистку неактуальной информации.

Данные этапы внедрения заняли 2 недели времени без отрыва от производства с дополнительными затратами времени около 2х часов чистыми на сотрудника.

Дальнейшее виденье развития управления задачами


Поскольку система прижилась, принято решение об ее использовании в постоянном режиме.

Соответственно дальнейшее развитие сначала завернет в организационную плоскость – будут созданы инструкции по стандартным действиям и времени реакции на то или иное событие, это даст возможность быстрого ввода новых сотрудников в курс дела и приемы работы.

Кроме этого планируется увеличение оперативности работы с системой путем установки мобильных клиентов на смартфоны сотрудников. Это позволит снизить время отклика на задачи и ускорить процесс обмена информацией.

Еще одним направлением развития видится создание специальных форм для типовых ситуаций бизнес –коммуникаций.

Календарь блога

Сентябрь 2017
Вс Пн Вт Ср Чт Пт Сб
     12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930

Метки

Разработано LiveJournal.com
Designed by Lilia Ahner