AHTOH (vorobiev) wrote,
AHTOH
vorobiev

Организация бизнес-процессов: делегирование

Друзья, в рамках разработки нового курса я решил создать серию заметок про то, как автоматизировать бизнес-процессы.

Начнем с самого простого и одновременно с очень важного - с делегирования! Если делегирование отсутствует - значит у вас нет и сотрудников. Значит это не бизнес, а самозанятость. Ошибки делегирования приводят к тому, что выполняются не те задачи, не в нужные сроки и с никудышным качеством.

Как же так происходит? Ведь вроде же неглупые люди нас окружают! И сами мы тоже стараемся сделать как лучше, но выходит( по Черномырдински) "как всегда!" Давайте разберем пару примеров.

Пример 1: на совещании обсудили несколько вопросов, наметили пути решения. Время идет, а прогресса по некоторым задачам нет. Начинаем разбор полетов и выясняется что эти задачи никто не посчитал за свои. Люди находились в ожидании действий со стороны других.

Отсюда вывод: у каждой задачи должен быть свой персональный ответственный.

Но просто назначить ответственного мало для успешного решения делегированной задачи. Нужно сделать так, чтобы он еще правильно понял что от него хотят и принял это. Понятие и принятие здес разные вещи. Поясню это на следующем примере.

Пример 2: В мою бытность руководителем отдела документации возникла задача - сменить везде коммерческое название продукта( отдел маркетинга посчитал, что так он будет лучше продаваться). Задача предельно понятная. Стали прикидывать сколько это времени займет - произвели замеры по трудозатратам изменения для одного документа и смасштабировали на весь проект.

Оказалось, что эта задача не укладывается в наш график. Потом пошли проверки методики расчетов и было принято новое решение - массовую замену названий не делать, а менять по ходу обновления документации. Решающим аргументом послужило то, что эта нехитрая задача при концентрации на ней отняла бы неделю времени отдела.

Вывод: для успешного исполнения руководитель и исполнитель должны одинаково понимать объем и трудоемкость задачи.

Тем самым для грамотной постановки задачи мы должны:
- зафиксировать исполнителя;
- зафиксировать срок исполнения;
- согласовать с исполнителем объем работы и сроки.

И вся эта информация должна быть сохранена в нашей информационной системе. Она пригодится нам потом на этапе контроля исполнения. Технологически здесь есть несколько вариантов со своими плюсами и минусами:

1. Вы можете написать от руки и повесить на стенку( многие скрам команды так и делают). Плюсы данного метода - просто и быстро. Минусы - ненадежно, нет возможности посмотреть на свои задачи вне офиса, листочек может потеряться.

2. Вы можете послать e-mail. Плюсы: почту могут смотреть и люди вне офиса, электронное письмо можно сохранить и потом найти по ключевым словам. Минусы: если обсуждение ведется в несколько итераций, то потом бывает сложно восстановить цепочку, непонятно кто ответственен за исполнение, письмо может затеряться среди других, или попать в спам.

3. Вы можете использовать специализированную систему управления задачами. Плюсы: задания сохраняются, могут быть найдены по ключевым словам, труднее потерять задачу, явно видны ответственные. Минусы: необходима начальная настройка и первоначальное обучение сотрудников.

Теперь, когда задание поставлено - настало время задуматься о контроле, но это тема отдельной заметки.
Tags: Бизнес-процессы
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 9 comments